La Digitalisation et la Dématérialisation sont deux processus distincts mais complémentaires
La digitalisation d’une entreprise s’inscrit dans un processus global et touche donc toute son organisation. Des espaces numériques sont mis en œuvre et développés à tous les niveaux et services d’une entreprise. (Mise en place d’un CRM, technologies d’intelligences artificielles et objet connectés, Cloud, logiciels de dématérialisation, de signature électronique…)
La dématérialisation concerne essentiellement les documents produits et traités par un professionnel. Le remplacement des documents papier en fichiers numériques s’insère forcément dans le processus de digitalisation globale d’une entreprise, via différentes applications et logiciels spécifiques.
Contexte, avantages et risques de la digitalisation en entreprise
Le contexte sanitaire récent a sans aucun doute permis le développement rapide de la digitalisation des entreprises.
Les règles de distanciation sociale, de confinement, de quarantaine, etc… ont eu cet avantage : le développement rapide du concept de télétravail et donc de la digitalisation globale des entreprises.
Les avantages sont multiples :
Le gain en productivité
> Directement lié au gain de temps :
Dans l’envoi, la réception, le traitement et archivage des documents papier ;
Dans la communication interne (entre les différents services) et externe (clients et fournisseurs) ;
Fluidité et accélération du circuit de décision : le transfert en temps réel des données et des informations facilite la communication et la prise de position.
> Les données organisées et structurées sont de manière générale plus exploitables donc plus productives.
La réduction des coûts opérationnels notamment en terme de gestion des documents papier.
La centralisation des informations : permettant une attention plus globale et personnalisée du client. L’analyse des données est facilitée et plus ciblée.
Le télétravail est facilité grâce à la digitalisation en entreprise, il participe au bien-être des employés notamment en terme de transport, donc au bien-être au sein de la société.
La dématérialisation est éco-responsable. Ce concept s’inscrit logiquement dans la nécessaire adaptation écologique des sociétés et des professionnels, ils sont de ce fait moins polluants.
Les risques :
La protection des données et la conformité RGPD de tous les dispositifs mis en place en interne doivent être optimum et fiables afin de garantir le traitement et le stockage des données à caractère personnel.
Les cyber-attaques et la cybercriminalité sont un risque élevé dans la digitalisation !
Exemple : Espionnage et déstabilisation – Atteinte à l’image – Vol des données…
Le manque de contact au sein des membres du personnel.
Les coûts liés à la mise en place des différents dispositifs, la transformation numérique présente un certain investissement, mais les gains qui suivent cette transformation peuvent rapidement rentabiliser cet effort financier.
Certains facteurs perturbateurs liés à la connexion ou la maintenance des différents serveurs peuvent parfois empêcher ponctuellement le bon fonctionnement de l’entreprise.
La spécificité des établissements financiers
(Banque, Fiduciaire, Assurances, Fonds d’Investissements, Crédits, Courtage)
Dans le cadre spécifique de leurs procédures KYC (Know Your Costumer) obligatoires, l’identification des personnes doit être, entre autre, justifiée par une copie « Certifiée Conforme » de la pièce d’identité du futur client.
Cette certification peut être effectuée par l’organisme lui-même si :
> Il est habilité à le faire
> Le futur client se présente physiquement au sein de l’entreprise
L’identification à distance reste possible mais la pièce d’identité transmise par le client, de manière digitale, doit être certifiée conforme par une autorité compétente et indépendante de l’organisme prestataire. La certification doit également dater de moins de 3 mois.
Ce document certifié conforme et les procédures KYC sont indispensables à la poursuite de la relation de travail entre l’établissement financier et le client.
Chez REGE Lux SA
Notre Fiduciaire REGE Lux a souhaité, dès 2018, s’organiser autour du concept « 0 papier » en adaptant ses procédures et en investissant régulièrement dans les outils numériques.
Nos services (Comptable, Administratif, Social, Juridique) proposent un service digitalisé au quotidien.
Par exemple, les pièces comptables de nos sociétés clientes peuvent directement être transmises via notre portail CloudDemat, elles sont instantanément consultables par le comptable en charge des dossiers. Ce portail numérique est surtout sécurisé, personnalisé et adapté aux exigences des missions comptables, toutes les pièces (factures émises, factures fournisseurs, extrait bancaires, tickets de frais…) peuvent y être déposées.
Fiduciaire REGE Lux SA, 16 avenue Pasteur L2310 Luxembourg
www.rege-fiduciaire.lu
+352 283 280 00
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