Dans cette interview, Julie Dalstein, Responsable du Service Administratif chez Fiduciaire REGE Lux, décrit ses missions quotidiennes et partage les compétences essentielles pour réussir dans l’administration fiduciaire. Elle nous livre également sa vision du travail d’équipe et du service client.
Pouvez-vous nous parler de votre parcours professionnel jusqu’à votre arrivée chez Regelux et comment vous en êtes devenue responsable du service administratif ?
Je suis titulaire d’une Licence de sociologie et un DU de Langue Anglaise en Situation Professionnelle. Après mes études à Nancy, je suis partie vivre à Londres pendant 7 ans où j’ai déjà occupé un poste d’assistante manager et enfin Manager d’un restaurant Prêt A Manger. Une branche a d’ailleurs ouvert à Luxembourg récemment. J’y ai également suivi des formations de management et j’ai pu, bien entendu, perfectionner mon anglais.
À mon retour en France en 2013, je décroche un emploi de prestataire de service à la Banque Européenne d’Investissement, j’y resterais 5 ans, tout d’abord à la réception puis dans le département administratif du pôle sécurité et du pôle chauffeurs.
De 2019 à 2020, j’ai eu une courte, mais enrichissante, expérience en tant que responsable de site dans un business center.
En septembre 2020 – je débute à la Fiduciaire REGE Lux en tant qu’assistante administrative/de direction, seule dans ce service au moment de mon embauche. J’accompagne la direction dans son développement et suis, à ce jour, responsable de ce service composé de trois personnes.
En quoi consiste exactement votre rôle en tant que responsable du service administratif chez Regelux ?
Mes tâches sont très diverses. J’encadre et organise le service administratif avec mon équipe. Nous travaillons toutes les trois afin de gérer le quotidien de la Fiduciaire (rdv clients/prospects/courriers/offres, etc), de faire en sorte que toutes les bases de données clients/logiciels/CRM soient à jour.
Je mets en place et effectue le suivi des process internes.
Je suis également responsable de la facturation et du suivi des relances clients.
Et enfin, je travaille avec le département compliance en tant que KYC Officer : je collecte, traite et analyse les documents KYC des potentiels clients.
Quelles sont les compétences clés nécessaires pour réussir dans le domaine de l’administration au sein d’une entreprise spécialisée dans les services fiduciaires ?
Il est nécessaire d’avoir une bonne organisation et gestion opérationnelle ; une bonne gestion du temps et des priorités, de bonnes qualités relationnelles, un bon esprit de synthèse, être à l’aise au téléphone, être polyvalent et réactif, avoir une certaine aisance rédactionnelle, une réelle maîtrise des outils de bureautique et une certaine résistance au stress.
En tant que membre de l’Ordre des Experts-Comptables au Luxembourg, quelles sont les responsabilités spécifiques que cela implique pour le service administratif de Regelux et comment vous vous assurez de les remplir de manière rigoureuse ?
Nous devons être exhaustives dès l’entrée en relation des prospects et faire le « tri » dans les demandes en expliquant les conditions de création d’une société au Luxembourg, par exemple, afin que tout soit en règle dès le départ de la relation d’affaires. Ou en expliquant, dès l’entrée en relation, notre fonctionnement interne et les éléments qui leur seront demandés par le département compliance.
Pouvez-vous nous donner un exemple concret d’une situation complexe que vous avez dû gérer au niveau administratif et comment vous l’avez résolue ?
Le plus complexe est, à mon sens, de faire que tout soit mis à jour correctement quotidiennement, d’adapter les process afin de les améliorer et de faire gagner du temps aux équipes et enfin de garder une bonne relation client en s’adaptant même dans les situations délicates lorsque nous nous chargeons du recouvrement par exemple.
Pouvez-vous partager un moment où vous avez ressenti une grande satisfaction dans votre rôle de responsable du service administratif, peut-être en aidant un client ou en soutenant un membre de votre équipe ?
J’ai vécu de nombreuses fois cette sensation, lorsqu’avec mon équipe, nous trouvons des solutions pour améliorer la qualité des relations avec nos clients ou lorsque nous trouvons des solutions pour améliorer nos process et la collaboration entre les services. Travailler en fiduciaire est vraiment enrichissant, nous apprenons des choses tous les jours et cela contribue à rendre notre travail satisfaisant.
Avez-vous des mentors ou des modèles dans votre carrière professionnelle qui ont influencé votre façon de gérer et de diriger votre équipe administrative chez Regelux ?
Plusieurs managers avec qui j’ai pu travailler dans mes différentes expériences professionnelles. J’ai pu voir plusieurs façons de manager et de communiquer et m’en inspirer.
