Au Luxembourg, toute personne, structure commerciale ou société assujettie à la TVA doit émettre une facture en cas de vente de produits ou services. Le fond et la forme de votre facture permettront de :
> Disposer des pièces comptables liées à votre chiffre d’affaires
> Mentionner le montant prévu pour la TVA donc d’effectuer vos déclarations de TVA auprès de l’administration compétente
> Pouvoir effectuer les démarches liées à tout recouvrement de créances
Pour cela, votre facture doit comporter différentes informations à ne surtout pas omettre, selon son destinataire (B2B ou particulier).
LES MENTIONS OBLIGATOIRES
> La société ou le prestataire de service doit clairement être identifiable
> La dénomination commerciale et raison sociale
> La forme Juridique
> L’adresse du siège social
> La mention de votre profession et numéro d’autorisation d’établissement
> Votre numéro d’identification RCS/LBR
> Votre numéro de TVA Intracommunautaire LU
> Les produits vendus ou prestations de services doivent être décrits clairement, quantifiés et leur prix unitaire mentionné Htva
> Le client doit également être identifié
> La date de vente ou de la prestation de service
> La date d’établissement de la facture
> Le numéro de facture identifiant de manière unique la facture éditée
> La date d’échéance, c’est-à-dire la date de paiement attendue
L’IDENTIFICATION DE VOTRE CLIENT :
Si votre client est un professionnel :
La société cliente luxembourgeoise, ayant son siège social au Luxembourg (donc soumis à la TVA luxembourgeoise) doit être mentionnée simplement en destinataire de la facture (Nom Commercial, forme juridique, adresse)
La société cliente étrangère (hors du GDL) doit être mentionnée précisément : Nom Commercial, Raison Sociale, Forme Juridique, Adresse du siège social, numéro de TVA intracommunautaire.
Le numéro de TVA intracommunautaire est propre à chaque pays, il est composé du code pays (par exemple LU pour le Luxembourg, FR pour la France, BE pour la Belgique…) et d’une série de chiffres, le numéro de TVA intracommunautaire est individuel et délivré pour chaque entreprise par l’administration fiscale du pays de domiciliation de l’entreprise. Cette indication est indispensable lors d’une transaction B2B entre deux sociétés étrangères car le taux de TVA applicable dans ce cas est à 0%.
La validité d’un numéro de TVA intracommunautaire européen peut être vérifiée via ce lien.
Si votre client est un particulier :
Son identité personnelle doit également être mentionnée (Nom, Prénom, Adresse) et le taux de TVA est toujours applicable. La mention des données du client est importante, surtout en cas de procédure de recouvrement.
LES RECOURS EN CAS DE NON-PAIEMENT
LE CONCEPT DE LA FACTURE ACCEPTEE :
Par principe, toute facture non contestée dans un bref délai est considérée comme acceptée par le client bénéficiaire du service et/ou du produit facturé.
LES DELAIS DE PAIEMENT :
> En cas d’absence d’échéance de paiement sur votre facture émise, le délai de paiement est fixé au 30ème jour suivant la réception de marchandises ou exécution de la prestation.
> Tout délai de paiement non respecté, qu’il soit mentionné ou non peut engendrer une procédure de recouvrement avec application de taux d’intérêt légal de non-paiement.
> Les taux d’intérêt légaux de non-paiement, s’ils ne sont pas mentionnés sur votre facture, sont tout de même applicables et sont déterminés comme suit :
Votre client est un professionnel, le taux d’intérêt légal applicable est fixé par la Banque Centrale Européenne et publié chaque semestre au Mémorial B (il était de 8% au second semestre 2022).
Votre client est un consommateur, un particulier, le taux d’intérêt légal applicable est fixé par le Règlement Grand-Ducal et publié chaque année au Mémorial A (il est de 2,25% pour 2023).
LES VOIES DE RECOURS AU LUXEMBOURG :
Le non-paiement identifié, la voie de recours la plus efficace et la moins onéreuse est de présenter votre dossier auprès du Juge de Paix ou du Tribunal d’Arrondissement compétent (selon le siège ou le domicile du débiteur, mais il doit dans ce cas être domicilié au Luxembourg).
Recours auprès du Juge de Paix :
> La créance doit être inférieure à 15.000€
> Le client peut être un professionnel ou un particulier
> Il est préférable d’avoir effectué les rappels et mises en demeure de paiement préalables
> Il faut pouvoir apporter la preuve de la créance, notamment grâce à une facture émise en « Bonne et Due Forme »
Le formulaire de recours auprès du Juge de Paix est téléchargeable sur ce lien.
Recours auprès du Tribunal d’Arrondissement :
> La créance est supérieure à 15.000€
Le créancier peut procéder par voie d’assignation devant le tribunal d’arrondissement et donc convoquer le débiteur et le tribunal rendra ensuite une décision.
Les informations et formulaires sont consultables sur ce lien.
Notre Fiduciaire REGE Lux comporte différents départements (comptable, juridique, administratif) qui conseillent quotidiennement ses clients.
Nous conseillons et accompagnons nos clients dans l’élaboration de leurs factures mais aussi la structuration de leurs dossiers de recouvrement.
Fiduciaire REGE Lux SA, 16 avenue Pasteur L2310 Luxembourg
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